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A chancelaria régia era a repartição responsável pela redacção, validação (mediante a aposição do selo régio) e expedição de todos os actos escritos da autoria do próprio Rei. Os serviços da chancelaria régia podiam também reconhecer e conferir carácter público a documentos particulares que lhe fossem submetidos para validação. Presidia aos serviços da chancelaria o chanceler do Rei (cancellarius ou notarius curiae), ao qual estavam confiados os selos régios e que, desde a formação do Estado Português, é sempre referenciado como um dos mais próximos ministros do Soberano. De início cabia ao chanceler despachar directamente com o Rei, tendo, frequentemente, exercido uma influência política decisiva. Com o aumento da complexidade da administração e o aparecimento de outros ministros, cujas decisões eram proferidas em nome do Rei, nomeadamente contadores, ouvidores e sobrejuízes, a esfera de actividades do chanceler foi-se especializando no exercício de competências técnico-jurídicas, quer de redacção, quer de exame de diplomas régios e particulares, verificando se o seu conteúdo não contradizia leis gerais ou privilégios da Coroa ou de particulares, quer ainda, fazendo registar os diplomas mais importantes. Continuava, no entanto, a ser detentor dos selos régios e, por conseguinte, era o representante formal da autoridade régia. Nos séculos XIV-XV, verificou-se uma associação do chanceler do Rei ao tribunal da Casa da Suplicação, então o mais alto tribunal do Reino, para que às decisões desse mesmo tribunal fossem conferidos maior valor e dignidade (cf. L.I, Tit. 2 das Ordenações Afonsinas, que refere ser o chanceler o segundo magistrado do Reino, sendo o primeiro o "Regedor e Governador da Casa da Justiça da Corte de El-Rei", e Ordenações Manuelinas, L.I, Tit. 2, onde o chanceler é apresentado como "o segundo Ofício da Casa da Sopricaçam").

A repartição da chancelaria dispunha, para além do chanceler, magistrado com elevada cultura jurídica, de oficiais próprios, como notários e escrivães, especificamente designados por "notários da chancelaria e escrivães da chancelaria". No entanto, nos primeiros
reinados, encontram-se diplomas em que o chanceler é simultaneamente autor e redactor da carta. Como a passagem de todas as cartas pela chancelaria implicava, para os interessados, o pagamento de taxas próprias, o seu primeiro Regimento conhecido (registado a folhas 82-90 do Livro das Leis e Posturas), atribuído ao reinado 'de Dt Afonso IV (1325-1357), limita-se, quase exclusivamente, a regulamentar os direitos que deviam ser cobrados segundo as várias tipologias das cartas (são referidas cartas de vária natureza, como cartas de appellaçom, de sitaçom, de inquiriçom, de obrigaçom, de testemunho, de protestaçom, de rogo, de ricusaçom, de sentença interlucotoria ou definitiva, de tituria, de execuçom, de quitaçom), e segundo o valor da mercê concedida. O Regimento refere, ainda, as cartas de Tabeliam, de livredões ou bemfeitoríog, de confirmação de juízes, de aprezentaçom de Egreja, de Almoxarifado, de entrega de Caetello, de prestamo, de que ElRey dá em dinheiros, de Boaçom, de confirmação de Doaçom, ou Privilegios, ou Fôros, de Doações de (oras, e de Coutos, e cartas de graça, assim como a matéria do selo, devendo ser pagas taxas mais altas por cartas firmadas por selo de chumbo do que por selos de cera.

No séc. XIVa chancelaria régia passou a designar-se Chancelaria-Mor, para a distinguir das chancelarias de outros serviços da Administração, como as da Casa dos Contos, da Casa do Cível, das Câmaras de Lisboa e Porto, das Correições das Comarcas e da Chancelaria da Rainha, entre outras. À Chancelaria-Mor foi dado segundo Regimento, em 16 de Janeiro de 1589, que regula já todo o seu despacho, o qual é de acesso difícil, pois não foi alvo de nenhuma publicação. A partir de meados do século XVI a chancelaria régia passou a designar-se por Chancelaria-Mor da Corte e Reino.

Na chancelaria medieval portuguesa o termo registo reporta-se aos livros ou rolos onde se registava um cadastro ou tombo de propriedades, uma relação de instituições, pessoas ou povoações obrigadas para com o rei em tributos ou serviços, um inventário das instituições eclesiásticas em que o rei detinha o direito de padroado, os registos das inquirições ordenadas pelo rei, e os registos de chancelaria propriamente ditos, em
que se verifica sincronicidade entre a expedição de um diploma e o respectivo registo. A imprecisão que se verifica na Idade Média quanto ao conteúdo de um registo de chancelaria cessa por completo no final dessa época e, a partir dos séculos XV e XVI, já se reporta apenas aos registos de diplomas que eram feitos em simultâneo à sua expedição. Nem todas as cartas que passavam pela Chancelaria eram aí registadas, especificando o segundo Regimento da Chancelaria-Mor (em texto que iria passar quase directamente para as ordenações Filipinas (Liv. I, Tit. 19, Do escrivão da chancelaria do Reino) no Titulo da casa do registro e ordem que se nisso há-de ter, que cada hum dos ditos quatro escrivães terá três livros em papel de marca maior encadernados em couro hum para nele se registarem as cartas de doações Padrões officios afforamentos e mercês o outro para cartas de perdões e legitimações e outro para cartas de privilegios e de aprezentações de igreias e outras místicas, os quais livros serão assinados e numerados pello Chanceller mór.

Até ao fim do reinado de D. Afonso IV (1357) os registos efectuavam-se de uma forma cronológica (nem sempre de um modo absolutamente rigoroso), podendo um livro conter registos de vários anos; desde D. Pedro I até à morte de D. Duarte (1357-1438) passou a haver um livro para cada ano do reinado, passando os mesmos a ser conhecidos não pelo seu número de ordem mas pelo ano ou Era a que diziam respeito. No entanto, a maioria dos registos originais anteriores a 1459 não existem, tendo sido alvo da chamada "reforma de Gomes Eanes de Azurara", ordenada por D. Afonso V a pedido das Cortes de Lisboa do mencionado ano, pela qual, com o objectivo de serem facilitadas as pesquisas na Torre do Tombo, foram seleccionados e recopiados todos os registos das anteriores chancelarias, tendo-se procedido, já no século XVI, à destruição dos registos originais. Muitos diplomas das chancelarias mais antigas foram "relidos" e copiados da reforma sistemática da "Leitura Nova", a qual é pouco fidedigna de um ponto de vista de mera reprodução de um texto anterior, pois apresenta numerosos erros de leitura paleográfica. Com o terramoto de 1755 quase todas as encadernações foram destruídas, sendo necessário proceder a nova reencadernação dos livros, o que foi feito, por vezes, sem grande cuidado, incluindo-se folhas ou cadernos de registos de um soberano num livro de registo relativo a

outro soberano (isto sucede, por exemplo, na chancelaria de D. Afonso V, onde foram intercaladas folhas de registo da chancelaria de D. Afonso IV e na de D. João II onde se encontra um caderno de registos da chancelaria de D. João O. A numeração dos livros é independente para cada série.

Na Sala dos Índices existem Índices Próprios e Comuns (L 20 a 206); índice toponímico (L 278- -280); inventário do "Núcleo Antigo" (L 574). Os índices L 20 a L 23 correspondem a documentos de D. Afonso I, D. Sancho I, D. Afonso II e D. Sancho II que se encontram registados nos livros de Chancelaria dos reinados seguintes .