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Em 1933, as funções de vigilância político-social eram exercidas pela Polícia de Defesa Política e Social, dependente do Ministério do Interior, e pela Secção da Polícia Internacional Portuguesa, da Polícia de Investigação Criminal de Lisboa, tutelada pelo Ministério da Justiça e Cultos. A primeira fazia-o dentro do País, mais especialmente sobre nacionais, enquanto a segunda actuava sobre estrangeiros, nas fronteiras terrestre e marítima. A complementaridade dessa acção, a conveniência de submeter ao mesmo organismo a vigilância de estrangeiros nas fronteiras e a necessidade de dar às duas Polícias um comando único directamente subordinado ao Ministério do Interior, foram as principais razões que levaram à criação da Polícia de Vigilância e Defesa do Estado, ainda em 1933.

A PVDE, cuja actividade se estendeu a todo o território português, funcionava com uma Secção Política e Social e uma Secção Internacional. À Secção Política e Social competia a prevenção e a repressão contra os crimes considerados de natureza política e social. A Secção Internacional tinha por incumbência, verificar nos Postos da fronteira terrestre e marítima a legalidade dos passaportes dos nacionais que pretendiam entrar ou sair do País, apreciar nos mesmos Postos a regularidade dos passaportes dos estrangeiros à sua entrada e saída do País, deter na fronteira terrestre e marítima os nacionais que pretendiam sair do País sem os documentos legais, impedir a entrada no País de estrangeiros indocumentados ou "indesejáveis", organizar o registo geral e cadastro dos estrangeiros com residência permanente ou eventual no País, exercer sobre os estrangeiros que residiam ou transitavam pelo País a acção policial considerada necessária, aplicar as multas cominadas pela legislação em vigor, combater a acção dos indivíduos que exerciam espionagem no País e contra ele, efectuar a repressão do comunismo, organizar os processos respeitantes a estrangeiros e respectivas diligências, e colaborar directamente com os organismos policiais estrangeiros em delitos de direito comum.

A colaboração da Polícia de Investigação Criminal e a Polícia de Segurança Pública com a PVDE era obrigatória, sempre que esta a solicitasse. Do mesmo modo, todas as autoridades e repartições públicas, incluindo os representantes diplomáticos e consulares de Portugal no estrangeiro, estavam obrigados a colaborar com a PVDE, existindo mesmo para esse efeito "uma íntima ligação entre esta polícia e o Ministério dos Negócios Estrangeiros" .

A Polícia Internacional e de Defesa do Estado, igualmente criada na dependência do Ministério do Interior, em 1945, manteve de facto os poderes da PVDE embora na lei o seu objecto e competência fossem os e as funções a de uma polícia judiciária.

A PIDE tinha, para além de funções administrativas, funções de prevenção criminal e de repressão. Deste modo, eram da sua competência tudo aquilo que dissesse respeito ao controlo da fronteira terrestre, marítima e aérea, à emigração, à emissão de passaportes, à fiscalização do regime legal de permanência e trânsito de estrangeiros no País e à defesa da ordem e da tranquilidade públicas. Para esse efeito, desenvolvia acções de vigilância e repressão sobre "os terroristas, os suspeitos de actividades contra a segurança interior e exterior do Estado, e as associações, organizações ou bandos destinados à prática de crimes", sendo a instrução preparatória desses processos uma atribuição sua.

A partir de 1935, a polícia política passou a dispor de uma rede de serviços regionais, que veio a ser ampliada em 1951. A referida rede era constituída por Postos de Vigilância, directamente ligados à Directoria da zona onde eram instalados, e Postos de Fronteira, com funções específicas de verificação e controlo das saídas e entradas no País, de nacionais ou estrangeiros.

Na falta de serviços locais da PIDE e sem prejuízo das suas competências, as suas atribuições eram exercidas pelos Comandos Distritais da Polícia de Segurança Pública. Esta foi uma situação comum nas ex-colónias portuguesas, até à criação de Delegações e Subdelegações nesses territórios. No que respeita ao Estado da Índia e a Macau, a Polícia de Segurança Pública manteve as funções que a PIDE veio a desenvolver nos outros territórios ultramarinos.

Pela revisão da orgânica dos serviços da PIDE, efectuada em 1954, aquele organismo viu alargada a sua competência ao Ultramar, com a criação das Delegações de Angola e de Moçambique, na dependência do Ministério do Ultramar, embora só tivesse passado a exercer funções efectivas nesses territórios a partir de 1957. No que respeitava aos assuntos das Subdelegações e Postos ultramarinos que não careciam de despacho ministerial, o Governador da Província tinha competência para os despachar.

Os serviços da PIDE, designadamente, a Secção Central, as Divisões, o Gabinete de Investigação e Polícia Cientifica, os Serviços de Contencioso, os Serviços Administrativos, de Delegações, as Subdelegações e Postos de Fronteira ou de Vigilância, foram objecto de uma revisão orgânica em 1954. A Secção Central estava incumbida do arquivamento dos processos, da coordenação do trabalho de segurança e investigação e do funcionamento dos cursos destinados à preparação, especialização e aperfeiçoamento dos agentes e funcionários da PIDE. O Gabinete de Investigação e Polícia Cientifica assegurava a cooperação técnica nas pesquisas policiais. Os Serviços de Contencioso emitiam parecer sobre assuntos de natureza jurídica, elaboravam informações sobre processos relativos à disciplina do pessoal e realizavam os inquéritos e sindicâncias que lhes eram confiadas. Por sua vez os Postos fiscalizavam não só as fronteiras mas quaisquer outros locais que fossem estabelecidos como objecto de vigilância.

Em 1962 foi revisto o funcionamento de alguns órgãos executivos dos Serviços de Segurança, na Sede, visando os circuitos da informação recebida, a convergência das actividades das Divisões e foram criados alguns Serviços, nomeadamente, o Gabinete do Ultramar.

Em 1962, o território metropolitano ficou dividido em grandes zonas de actuação da PIDE, que incidiam nos concelhos da Alcobaça, Batalha, Bombarral, Caldas da Rainha, Leiria, Marinha Grande, Nazaré, Óbidos, Peniche e Porto de Mós, do distrito de Leiria, em todos os concelhos do distritos de Beja, Évora, Faro, Lisboa, Portalegre, Santarém, Setúbal e ainda, nos arquipélagos da Madeira e dos Açores.

A transição da PIDE para a Direcção Geral de Segurança, em 1969,' caracterizou-se pela continuidade funcional. A orgânica da DGS sofreu contudo alterações ao nível da Direcção e de alguns Serviços. Assim, o Director Geral passou a contar com o apoio de um Gabinete, a cargo de um inspector: superior, por ele escolhido, para além de outros funcionários. Deste Gabinete dependiam os Serviços de Cifra e de Registo, incumbidos de dar entrada à correspondência confidencial. Por sua vez, o Gabinete Nacional da Interpol, que funcionava junto da Direcção de Serviços de Investigação e Contencioso, passou a depender do Director Geral.

A DGS foi extinta a 25 de Abril de 1974. No entanto em Angola os serviços desta Polícia continuaram a funcionar até à independência daquele território em 1975, embora sob a designação de Polícia de Informação Militar e de Gabinete Especial de Informação, e com outras atribuições.

História custodial:
Com a extinção da DGS, pelo Decreto-Lei nº 171/74, de 25 de Abril de
1974, o património documental das polícias políticas e de outras instituições do Estado Novo passou a estar à guarda das Forças Armadas. A 7 de Julho de 1974, por Despacho do Comandante do Estado Maior General das Forças Armadas, regulamentado a 28 de Julho do mesmo ano, foi criado o Serviço de Coordenação da Extinção da PIDE/DGS e LP, que manteve a custódia daquela documentação, que ficou instalada no reduto Sul do Forte de Caxias, até 17 de Janeiro de 1991. Nesta data, o Serviço de Coordenação e Extinção da PIDE/DGS e LP findou a sua acção e os Arquivos que se encontravam na sua dependência foram incorporados no Arquivo Nacional da Torre do Tombo. Coube a esta entidade tomar as medidas necessárias para esse processo de transferência, que ficou concluído a 30 de Junho de 1992.

No Ultramar, a PIDE/DGS foi reestruturada, saneada e organizada como Polícia de Informação Militar, enquanto decorreram as operações militares. Parte da documentação da PIDE/DGS das ex-colónias portuguesas entrou em Caxias no final de 1975.

O Arquivo da PIDE/DGS faculta informação sobre a acção das outras polícias que as precederam, designadamente, a Polícia de Segurança do Estado, a Polícia de Informações, a Polícia Internacional Portuguesa, a Polícia de Defesa Política e Social e a Polícia de Vigilância e Defesa do Estado.

O acervo da PIDE/DGS é basicamente composto pelos Arquivos dos Serviços Centrais, das Delegações, designadamente, do Porto, de Coimbra, de Angola, de Cabo Verde e da Guiné Bissau, das Subdelegações, entre outras, do continente, ilhas adjacentes e ultramar.

Da documentação da Delegação de Moçambique restam apenas 21 unidades de instalação, das Subdelegações da Beira, de Nampula e de Vila Cabral. Não existe no Arquivo da PIDE/DGS documentação das Subdelegações que funcionaram em São Tomé e Príncipe e em Timor.

Integram ainda o acervo da PIDE os Arquivos da Escola Técnica e dos estabelecimentos prisionais de Caxias e do Aljube, bem como a documentação proveniente da Colónia Penal do Tarrafal, em Cabo Verde, que passou a ser designada por Campo de Trabalho de Chão Bom, a partir de 1961.

Cada um destes Arquivos é constituído, predominantemente, por ficheiros, com informação por vezes incompleta e não isenta de erros, por processos individuais de informação, de multas, de pedidos de passaporte, de informação relativos a pessoas colectivas, por processos crime, por registos de diversos actos, de que são exemplo as detenções, e por registos de correspondência expedida e recebida.

De uma maneira geral os Arquivos da PIDE/DGS reflectem a estrutura orgânico-funcional dos serviços de origem. Algumas séries documentais apresentam uma continuidade, não obstante as alterações orgânicas verificadas. A centralização da informação era feita ao nível dos registos de correspondência e dos ficheiros de referência comuns a todos os serviços, embora existam também ficheiros de referência para serviços específicos.

Quanto à integridade do Arquivo, são de assinalar os efeitos negativos das destruições e anulações de processos efectuadas pela própria PIDE/DGS, as destruições ou desvios ocorridos entre 1974 e 1990, e o desmembramento de algumas séries de processos, levado a cabo pelo Serviço de Coordenação da ;Extinção da PIDE/DGS e Legião Portuguesa, seguido da integração desses processos noutras séries do Arquivo da PIDE/DGS ou em séries do próprio Arquivo dos Serviços de Extinção.

O Arquivo da PIDE/DGS está à consulta no IANITT desde o dia 26 de Abril de 1994, obedecendo o respectivo regime de comunicabilidade ao disposto no artigo nº 17, do Decreto-Lei nº 16, de 23 de Janeiro de 1993. Estas restrições legais significam que "não são comunicáveis os documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou de qualquer índole que possa afectar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua própria imagem, salvo se os dados pessoais puderem ser expurgados do documento que os contém sem perigo de fácil identificação, se houver consentimento unânime dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde que decorridos 50 anos sobre a data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, não sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos. Os dados sensíveis respeitantes a pessoas colectivas, como tal definidos por lei, gozam de protecção prevista no número anterior, sendo comunicáveis decorridos 50 anos sobre a data da extinção da pessoa colectiva, caso a lei não determine prazo mais curto." Deste modo, o acesso àquela documentação não pode ser imediato, uma vez que está legalmente condicionado pela complexa operação do expurgo e pela grande afluência de pedidos.